Несколько лет назад к нам обратилась одна из производственных компаний Казахстана. Проблема заключалась в том, что ИТ система для планирования производства и продаж, которая была внедрена около 10 лет назад, командой либо не используется, либо используется формально. Планы по-прежнему рассчитывались в Excel, а затем в готовом виде загружались в систему, которая фактически стала архивом, а не рабочим инструментом для принятия решений и оценки рисков.
Списывать потраченные средства не хотелось, и руководство решило доработать систему и настаивать на её использовании. Однако, несмотря на встроенные лучшие европейские практики, система не соответствовала реальным особенностям бизнес-процессов. Она не помогала в решении рабочих задач, поэтому команда отказывалась с ней работать.
Недооценка собственной специфики и слепая вера в лучшие практики, заложенные в коробочных решениях (и, соответственно, выбор неподходящего решения) — это, пожалуй, одна из самых дорогостоящих ошибок при выборе ИТ-платформы для бизнес-планирования.
Представьте, что вы садитесь в большой красивый немецкий автобус и выезжаете на горный серпантин. Узкие повороты каждые 50 метров, камнепады, выбегающие олени. Автобус надёжен, но в этих условиях — неуправляем и даже опасен. Сможете ли вы вовремя признать ошибку и пересесть на более подходящий транспорт?
К счастью, в этом случае компания смогла отказаться от идеи «дожимать» старую систему и решилась на переход к современной платформе, адаптируемой под реальные задачи. К этому решению шли больше полутора лет, и оно далось непросто. Пришлось заплатить дважды – инвестировать в новый проект и отказаться от уже сделанных вложений. Но можно быть уверенным, что этот шаг укрепил доверие внутри команды: руководство, сначала настроенное «заставить работать с тем, что есть», в итоге услышало людей и пошло им навстречу.
Зачем этой компании (как и многим другим) вообще понадобилась ИТ-платформа для бизнес-планирования – настолько, что её не остановила даже необходимость инвестировать дважды?
Коротко говоря — чтобы уйти от ручного труда и связанных с ним ошибок, сбоев и переработок. Чтобы принимать максимально объективные, выгодные для бизнеса решения, быстро просчитывать сценарии и выбирать оптимальный. Кроме того, кросс-функциональную работу и сохранение истории принятия решений по цифрам плана гораздо проще организовать в специализированном инструменте, чем в разрозненных таблицах и письмах.
Детали, которые нельзя упустить
Выбор ИТ-платформы для бизнес-планирования во многом похож на покупку любого сложного продукта. Сначала важно чётко определить цели и задачи, затем – изучить рынок и сопоставить своё видение с возможностями доступных решений.
Ниже — несколько неочевидных, но важных рекомендаций, которые помогут сделать осознанный выбор:
- Не выбирайте по цене – как и в жизни, скупой платит дважды. Цена не должна быть определяющей, её желательно рассматривать скорее в контексте стоимости владения системой – скажем, на горизонте 3 или 5 лет.
- Привлекайте к выбору будущих пользователей. Включите ключевых бизнес-пользователей в процесс выбора. Запросите у финалистов демонстрацию системы на ваших данных по заранее заданному сценарию — пусть команда сама оценит удобство и функциональность.
- Посмотрите на молодых, динамичных вендоров. Такие компании технологичны «с рождения», активно развивают продукт и внедряют новейшие технологии — включая ИИ и машинное обучение. Часто они готовы давать клиентам ранний доступ к новым возможностям, ещё до выхода в промышленную эксплуатацию, – это отличная возможность получать все самое продвинутое первыми на рынке.
- Не бойтесь облака. Можно много спорить о том, действительно ли безопаснее хранить данные на собственных серверах. Но по производительности и скорости расчётов on-premise системы почти всегда проигрывают. А для бизнес-планирования это критически важно. У облака здесь — реальное, иногда драматическое, преимущество.
- Поговорите с действующими пользователями. Если контакт предоставляет вендор – попросите его не участвовать в разговоре, ведь цель – услышать честное мнение: достигнуты ли цели проекта, насколько рабочей получилась система, довольна ли бизнес-команда и как проходило взаимодействие с вендором / интегратором. Очень хороший знак, если система продолжает активно развиваться, обрастая новым функционалом.
- А вот на что точно не стоит обращать внимание, так это на то, сколько лет продукт на рынке (если много, то зачастую это означает устаревшие подходы), его позиции в рейтингах (важно присутствие, а не место) и даже способность к интеграции с уже имеющимися системами (современные платформы интегрируются без проблем — иначе они просто не выживают, гораздо важнее состояние ваших данных).
Не пора ли вам автоматизировать планирование?
В завершение — короткий тест, который поможет понять, пора ли вашей компании переходить к автоматизированному планированию, и в каком направлении двигаться.
Вопрос 1: Как часто вы готовите и корректируете планы?
- 1 балл – Планируем раз в год и дальше живем по этому плану. У нас стабильный рынок и долгосрочные контракты.
- 2 балла — Готовим годовой бюджет и ежемесячный план. Год пересматриваем раз в полгода, а месяц — несколько раз при крупных изменениях и форс-мажорах.
- 3 балла – Рынок стал динамичным, приходится все чаще пересчитывать. Хотели бы делать это чаще и на более детальном уровне, но для нас это долго и сложно.
- 4 балла – Используем скользящее планирование на 12-18 месяцев вперед, сценарии считаем столько раз, сколько нужно – иногда пересчитываем прямо на совещании.
Вопрос 2. Какой у вас опыт использования ИТ-систем в планировании?
- 1 балл – Excel — наш основной и единственный инструмент.
- 2 балла – У нас продвинутая Excel-модель, но она тяжёлая и требует много ручного труда.
- 3 балла – Внедрили систему бюджетирования, всё остальное пока в Excel. Иногда используем надстройки для сложных расчетов и BI.
- 4 балла – Помимо бюджетирования, используем ИТ-платформу для S&OP. Системы интегрированы, часть прогнозов строится с помощью ИИ.
Вопрос 3. Как обстоят дела с данными?
- 1 балл – Каждый ведёт свои Excel-таблицы с собственными данными.
- 2 балла – Есть попытки навести порядок в мастер-данных, но унификации между системами и площадками нет.
- 3 балла – Доверяем данным на верхних уровнях иерархий, но с СКЮ всё сложно, также как и с детальным сопоставлением плана и факта.
- 4 балла – Управление данными налажено, исторические данные за 3 года консистентны и хранятся централизованно.
Вопрос 4. Есть ли в компании единый план?
- 1 балл – У каждой функции свой план. Что вообще такое "единый план"?
- 2 балла – Финансы формируют общий план, но детализация не подходит другим функциям.
- 3 балла – Двигаемся к единому плану, но ещё есть разрозненные версии, не на 100% доверяем или можем использовать цифры друг друга.
- 4 балла – План создаётся совместно, финансово обоснован и используется всеми. Все изменения прозрачны и отражаются в системе.
Результаты:
Средний балл 1
Автоматизация пока не в приоритете. Сфокусируйтесь на формировании общей культуры планирования и согласовании интересов функций.
Средний балл 2
Пора задуматься об ИТ-системе для бизнес-планирования. Начните с изучения рынка и работы над качеством данных — это залог успешного внедрения.
Средний балл 3
Самое время выбрать современную сквозную платформу IBP (Integrated Business Planning). Она позволит считать сценарии в режиме реального времени и находить оптимальные решения.
Средний балл 4
Поздравляем! Ваша компания — пример зрелого бизнес-планирования. Возможно, следующий шаг — совместное планирование с ключевыми партнёрами.
Юлия Станева, управляющий партнёр и руководитель практики Бизнес-консалтинг, Planingo
Автоматизация планирования ИТ для бизнеса Бюджетирование и S&OP Выбор ИТ-платформы Цифровая трансформация